「社長の仕事を、ほかのスタッフもできる会社に」
AIチームの仕事と進み具合が見える、AIの使い方を一人に頼らない、商談の状況を全員が分かる、AIが先回りして必要な情報を出す。この4つをねらいに、進める順番を決めて取り組んでいます。
まず議事録・やりとり・手順書など、社内の情報のどこに何があるかを棚卸しし、集める範囲を段階を分けて広げます。集めた知恵や経緯は、担当が変わってもAIに聞けば引き出せる形に整えます。情報を役割ごとに置き分けるので、「全体像をつかむ」と「細かい手順を確かめる」を使い分けやすくなります。
まず「組織の記憶」で全体像と関係をつかみ、必要な所だけ元の資料を開きます。
貼らない。忘れない。
聞き返さない。
会議の記録、チャット、資料、AIとのやりとり。社内に散らばった情報を「組織の記憶」としてひとつにまとめ、ChatGPT や Claude など、いつもお使いのAIに必要な分だけ渡します。グレイトフルエージェントも、自社の業務で使っています。
大がかりな準備は要りません。事業部の単位から、小さく始められます。導入時の情報の棚卸しから、社内での使い方づくりまで、私たちが伴走します。
AIチームの仕事と進み具合が見える、AIの使い方を一人に頼らない、商談の状況を全員が分かる、AIが先回りして必要な情報を出す。この4つをねらいに、進める順番を決めて取り組んでいます。
秘密の情報を含むファイルを丸ごと外すやり方では、いちばん大事な作業記録まで取り込めなくなるところでした。そこで、取り込み先のサービスの提供会社と話し合い、該当する行だけを隠して取り込むやり方にしました。数字は元の資料で確かめること、お客様の個人情報は入れないことも、ルールにしています。
AIの聞き間違いが、そのまま会社の知識として固まるのを防ぐための設計です。元の記録・要約・決まったこと・やることを分けて残し、それぞれに録音や元の文章へのつながり、確認した人、確認した日を持たせる形をご提案しています。
一度に全部つなげず、この順番で段階を分けて育てます。
