人事業務は、企業の成長を支える重要な役割を担っている。しかし、採用選考の書類確認、面接準備、研修設計、評価フィードバックといった業務は、膨大な時間と労力を必要とする。
近年、ChatGPTをはじめとする生成AIツールが、こうした人事業務の効率化に大きな可能性をもたらしている。
本記事では、ChatGPTを人事業務に活かす具体的な方法を、プロンプト設計の実例とともに解説する。採用から育成まで、人事担当者が今日から使える実践的な活用法を紹介していく。
目次
ChatGPTが人事業務にもたらす変化とは
ChatGPTは、人間の言葉を理解し、自然な会話を行うことができるAIモデルである。言語モデルと呼ばれるこの技術は、学習した大量のテキストデータから普遍的な言語パターンや文脈を予測し、ユーザーから与えられたテキストに対して適切な応答を生成する。
人事業務においてChatGPTが注目される理由は、その汎用性の高さにある。
同一のプログラムで、細かいカスタマイズや環境設定がなくとも、使い方の工夫で多様な業務において大幅な生産性の向上をもたらすことができる。記事や論文の要約、プログラムを生成し実績データを分析、英文メールを書くなど、活用が期待される場面は幅広い。
人事業務は、人によって少しずつ内容が異なり、求められるスキルも一様ではない。ChatGPTは、そうした業務の特徴に合わせ、各自の備えるスキルも活用しながら、個々人が最適な使い方を見出すことで、大幅な生産性の向上を実現できる。
ただし、ChatGPTはあくまでもインターネット上の膨大なテキストデータの中から「それらしい」文章を生成する機械である。ときには誤った情報や不適切な応答を返す可能性もある。この点に注意しながら、人事業務の本質的な判断は人間が行い、ChatGPTは業務効率化のツールとして位置づけることが重要である。
採用業務を効率化する3つの活用法
採用業務は、人事担当者にとって最も時間を要する業務の一つである。
求人原稿の作成、応募者とのやりとり、書類選考、面接準備など、多岐にわたる作業が発生する。ChatGPTを活用することで、これらの業務を大幅に効率化できる。
求人原稿のたたき台作成
魅力的な求人原稿を作成することは、優秀な人材を引きつけるために欠かせない。ChatGPTを活用すれば、企業の強みや職種の魅力を的確に伝える求人原稿のたたき台を作成できる。
プロンプト例を示そう。
以下の条件で、営業職の求人原稿のたたき台を作成してください。
【条件】
・業種：IT業界
・職種：法人営業
・必要なスキル：営業経験3年以上、コミュニケーション能力
・企業の魅力：成長企業、裁量権が大きい、リモートワーク可能
・文字数：400字程度
このように具体的な条件を与えることで、業界や職種に応じた最適な表現を自動で提案できる。担当者は、ChatGPTで作成された文章に自社の独自性を加えるだけで、迅速に求人原稿を完成させることができる。
スカウトメールのテンプレート作成
ダイレクトリクルーティングにおいて、スカウトメールは重要な役割を果たす。しかし、一人ひとりに個別のメッセージを作成するのは手間がかかる作業である。
ChatGPTを活用すれば、求職者の経歴やスキルに合わせたスカウトメールのテンプレートを自動生成し、採用担当者の負担を軽減できる。
以下の情報をもとに、スカウトメールのテンプレートを作成してください。
【情報】
・求職者の経歴：Webマーケティング経験5年
・求職者のスキル：SEO、広告運用、データ分析
・募集職種：マーケティングマネージャー
・企業の魅力：業界トップクラスのシェア、成長環境
・文字数：300字程度
求職者の職歴やスキルセットに応じて、「あなたの経験が当社の職種にマッチすると考えています」といったカスタマイズされたメッセージを生成できる。
書類選考の評価基準作成
書類選考において、評価基準を明確にすることは公平な採用選考のために不可欠である。ChatGPTを活用すれば、職種や企業の求める人物像に応じた評価基準のたたき台を作成できる。
以下の条件で、書類選考の評価基準を作成してください。
【条件】
・職種：エンジニア
・必須スキル：プログラミング経験3年以上、チーム開発経験
・歓迎スキル：クラウド環境の知識、アジャイル開発経験
・評価項目：5項目程度
このように、職種や求めるスキルを明確にすることで、評価基準の一貫性を保ちながら、効率的な書類選考を実現できる。
面接準備と実施を支援する活用法
面接は、応募者の適性を見極める重要なプロセスである。
しかし、面接官によって質問内容や評価基準が異なると、公平性が損なわれる可能性がある。ChatGPTを活用することで、面接準備の効率化と質の向上を図ることができる。
面接質問リストの作成
職種や求める人物像に応じた面接質問リストを作成することは、面接の質を高めるために重要である。ChatGPTを活用すれば、構造化された質問リストを短時間で作成できる。
以下の条件で、面接質問リストを作成してください。
【条件】
・職種：人事担当者
・求める人物像：コミュニケーション能力が高い、課題解決力がある
・質問の種類：経験に関する質問、状況対応に関する質問
・質問数：10問程度
このように、職種や求める人物像を明確にすることで、応募者の適性を多角的に評価できる質問リストを作成できる。
応募者の回答分析と評価支援
面接後、応募者の回答を整理し、評価を行う作業は時間を要する。ChatGPTを活用すれば、面接での回答を要約し、評価のポイントを整理することができる。
以下の面接での回答を要約し、評価のポイントを3つ挙げてください。
【回答】
（応募者の回答内容をここに記載）
ただし、個人情報を含む内容をChatGPTに入力することは避けるべきである。機能改善のため、ユーザーが入力したデータはOpenAI社に送信され、人が閲覧する可能性がある。応募者の履歴書や職務経歴書に記載されている個人情報などを入力しないよう注意が必要である。
研修設計と育成を効率化する活用法
人材育成は、企業の持続的な成長に不可欠な要素である。
しかし、研修プログラムの設計や教材作成には、多くの時間と専門知識が必要となる。ChatGPTを活用することで、研修設計の効率化と質の向上を実現できる。
研修カリキュラムの設計
職種や階層に応じた研修カリキュラムを設計することは、効果的な人材育成の基盤となる。ChatGPTを活用すれば、研修の目的や対象者に応じたカリキュラムのたたき台を作成できる。
以下の条件で、新入社員向けの研修カリキュラムを作成してください。
【条件】
・対象者：新入社員
・研修期間：3ヶ月
・研修内容：ビジネスマナー、業務知識、実務スキル
・各項目の時間配分も含めて提案してください
このように、研修の目的や対象者を明確にすることで、体系的なカリキュラムを短時間で設計できる。担当者は、ChatGPTで作成されたカリキュラムに自社の独自性や実務に即した内容を加えることで、効果的な研修プログラムを構築できる。
研修資料の作成支援
研修資料の作成は、内容の整理や視覚的な表現など、多くの工程を必要とする。ChatGPTを活用すれば、研修資料の構成案や説明文のたたき台を作成できる。
以下のテーマで、研修資料の構成案を作成してください。
【テーマ】
・タイトル：効果的なコミュニケーションスキル
・対象者：中堅社員
・研修時間：2時間
・含めるべき内容：傾聴の技術、フィードバックの方法、実践演習
研修資料の構成案が作成されれば、担当者は内容の詳細化や視覚資料の追加に集中できる。
評価フィードバックの文章作成
従業員への評価フィードバックは、成長を促すために重要なコミュニケーションである。しかし、適切な表現で建設的なフィードバックを行うことは、多くの管理職にとって難しい課題である。
ChatGPTを活用すれば、評価内容に応じたフィードバック文章のたたき台を作成できる。
以下の評価内容をもとに、建設的なフィードバック文章を作成してください。
【評価内容】
・強み：業務遂行能力が高い、期限を守る
・改善点：チームメンバーとのコミュニケーションが不足している
・今後の期待：リーダーシップを発揮してほしい
・文字数：300字程度
このように、評価の内容を整理することで、従業員の成長を促す建設的なフィードバックを作成できる。
ChatGPT活用時の注意点と対処法
ChatGPTは人事業務の効率化に大きな可能性をもたらす一方で、活用にあたっては注意すべき点も存在する。
適切な対処法を理解し、リスクを最小限に抑えることが重要である。
個人情報の取り扱いに関する注意
現在無料公開されているChatGPTは、リサーチプレビュー版と呼ばれるテストバージョンである。機能改善のため、ユーザーが入力したデータはOpenAI社に送信され、人が閲覧する可能性がある。
クレジットカード番号などの個人情報や、会社の決算に関わる機密情報など、見られてはいけない情報は絶対に入力しないようにする必要がある。情報漏洩につながる可能性があるためである。
採用業務では、特に応募者の履歴書や職務経歴書に記載されている個人情報などを入力しないよう注意が必要である。
対処法としては、ChatGPTに入力したデータを学習させない設定を行うことが可能である。業務で活用する際は、この設定を必ず確認し、個人情報や機密情報を含まない形で活用することが求められる。
生成された内容の確認と修正
ChatGPTはあくまでもインターネット上の膨大なテキストデータの中から「それらしい」文章を生成する機械である。ときには誤った情報や不適切な応答を返す可能性もある。
生成された内容をそのまま使用するのではなく、必ず人間が確認し、必要に応じて修正を加えることが重要である。特に、法律や規制に関わる内容、応募者や従業員に関する評価など、重要な判断を伴う内容については、慎重な確認が必要である。
人間らしさと公平性の確保
ChatGPTを活用した採用業務では、求職者に不信感を与えないよう配慮が必要である。AIによる自動応答は効率的である一方で、人間らしさが欠けていると感じられる可能性がある。
特に、応募者とのやりとりや面接においては、ChatGPTで作成した文章をそのまま使用するのではなく、人間らしい表現に修正することが望ましい。また、評価基準や選考プロセスにおいても、AIに過度に依存せず、人間による最終的な判断を行うことで、公平性を確保することが重要である。
ChatGPTを活用した業務変革の進め方
ChatGPTの真価は、各個人が自らの業務とスキルを見直し、使い方を工夫することで初めて発揮される。
組織レベルでの大規模な改革よりも、むしろ個人単位で行う「小回りの利く」改革の効果を飛躍的に向上させるツールである。
個人レベルでの業務改善から始める
ChatGPTの汎用性が最も発揮される舞台は、各個人が自らの業務とスキルを見直し、改善させる個人単位での変革である。組織レベルでは考慮が難しかった個人ごとの業務の違いや個々のスキルにまで焦点を当てた柔軟な業務変革が実現できる。
人事担当者一人ひとりが、自分の業務の中でChatGPTを活用できる場面を見つけ、試行錯誤しながら最適な使い方を見出すことが重要である。求人原稿の作成、面接準備、研修資料の作成など、日常業務の中で時間を要する作業から始めることが効果的である。
組織全体での活用推進
個人レベルでの業務改善が進んだ後は、組織全体での活用を推進することが望ましい。各社員に対して自らの業務とスキルを見つめ直し、ツールの使い方を工夫しながら業務改善に取り組むことを意識付けることが重要である。
ChatGPTは、業務の大幅な改善につながる可能性を持つ一方で、使い方を知っている人と知らない人では、仕事の速さも質も変わる。組織として、ChatGPTの活用方法を共有し、ベストプラクティスを蓄積していくことで、人事部門全体の生産性向上につながる。
大規模なDXとの連携
ChatGPTによる個人レベルでの業務変革と、組織レベルで進める大規模なDXの双方が進むことで、互いに足りない部分を補完しながら、より効果的に業務変革を遂行することができる。
いかにChatGPTの効果が大きいとはいえ、各個人が自分の業務を改善するだけでは個別最適でしかない。大きな視野で進む組織レベルのDXと、ChatGPTによる個人レベルでの業務変革を統合することで、人事業務全体の質と効率を高めることが可能になる。
まとめ：ChatGPTで人事の本質的な仕事に集中する
ChatGPTは、人事業務の効率化に大きな可能性をもたらすツールである。
採用選考の効率化、面接準備、研修設計、評価フィードバックなど、人事担当者が日々直面する業務を支援し、本質的な仕事に集中できる環境を整えることができる。
ただし、ChatGPTはあくまでも道具である。個人情報の取り扱いに注意し、生成された内容を必ず確認し、人間による最終的な判断を行うことが重要である。
人事業務の本質は、人の力を引き出すことにある。ChatGPTを活用することで、定型的な作業から解放され、応募者や従業員一人ひとりと向き合う時間を増やすことができる。これは、人事担当者にとって、本来の役割を果たすための大きな一歩となるだろう。
今日から、自分の業務の中でChatGPTを活用できる場面を見つけ、試行錯誤しながら最適な使い方を見出してほしい。小さな改善の積み重ねが、やがて大きな変革につながる。
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