ChatGPT総務活用の実践ガイド|業務効率を高める使い方とは

総務部門が直面する課題と、生成AIが果たす役割

総務部門は企業の基盤を支える存在である。書類管理、問い合わせ対応、社内規程の整備、備品管理、施設管理、そして突発的な相談への対応。これらの業務は多岐にわたり、しかもそのほとんどが「目立たないが、止まると困る」性質を持つ。

こうした業務の特性から、総務担当者は常に複数のタスクを並行して処理し、優先順位を瞬時に判断しながら動いている。だが、人の手だけでは限界がある。特に、定型的でありながら個別対応が求められる業務は、時間を奪う要因となりやすい。

そこで注目されているのが、ChatGPTをはじめとする生成AIの活用である。生成AIは、文章の生成・要約・校正・翻訳といった言語処理を得意とする。これは総務業務の多くが「言葉を扱う仕事」であることと、極めて相性がよい。問い合わせへの返信文、社内通知の作成、マニュアルの整備、議事録の要約など、これまで人が時間をかけて行っていた作業を、AIが短時間で支援できるようになった。

ただし、AIは万能ではない。使い方を誤れば、かえって手間が増えることもある。重要なのは、AIに何を任せ、人が何を担うべきかを明確にすることである。これは、業務の本質を見つめ直す行為でもある。

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総務業務におけるChatGPT活用の具体例

ChatGPTは、総務のさまざまな場面で力を発揮する。ここでは、実務に即した活用例を紹介する。いずれも、指示の設計次第で、業務の質とスピードが大きく変わる領域である。

社内問い合わせ対応の効率化

総務には日々、従業員からの問い合わせが寄せられる。「有給休暇の申請方法は？」「経費精算の期限はいつまで？」「社内規程のこの部分の解釈を教えてほしい」といった内容だ。

これらの問い合わせは、内容自体は定型的であることが多い。しかし、質問者の状況や背景によって、回答の表現を調整する必要がある。ChatGPTを活用すれば、基本的な回答文を瞬時に生成し、それを担当者が微調整することで、迅速かつ丁寧な対応が可能になる。

たとえば、「有給休暇の申請方法を、新入社員にもわかりやすく説明する文章を作成してください」と指示を設定すれば、平易な表現で構成された回答文が得られる。これにより、担当者は一から文章を考える時間を削減でき、より複雑な問い合わせへの対応に集中できるだろう。

また、過去の問い合わせ内容をChatGPTに読み込ませることで、よくある質問への回答パターンを学習させることも可能である。これにより、回答の一貫性が保たれ、担当者による対応のばらつきを減らすことができる。

文書作成と校正の支援

社内通知、規程文書、報告書、議事録など、総務が扱う文書は多種多様である。これらの文書は、正確さと読みやすさの両立が求められる。

ChatGPTは、文書の下書き作成から、誤字脱字の確認、表現の改善提案まで、幅広く対応できる。たとえば、「社内イベントの開催通知を、親しみやすいトーンで作成してください」と指示すれば、形式張りすぎない文章が生成される。逆に、「取引先向けの正式な文書として、敬語を適切に使用した文章を作成してください」と指示すれば、ビジネス文書としての体裁が整った文章が得られる。

また、既存の文書を入力し、「この文章をより簡潔にしてください」「専門用語を平易な表現に置き換えてください」といった指示を出すことで、読み手に応じた文書の調整が可能になる。これは、社内マニュアルの整備や、従業員向けの案内文作成において特に有効である。

議事録の要約と整理

会議の議事録作成は、総務の定番業務のひとつである。しかし、長時間の会議内容を正確に記録し、要点を整理するのは、時間と集中力を要する作業である。

ChatGPTを活用すれば、会議の音声データをテキスト化したものや、メモ書きを入力することで、要約された議事録を生成できる。たとえば、「この会議の主要な決定事項と、次回までのアクションアイテムを箇条書きで整理してください」と指示すれば、構造化された議事録が得られる。

これにより、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮でき、会議後の迅速な情報共有が可能になる。ただし、生成された内容は必ず人の目で確認し、事実関係の正確性を担保することが重要である。AIは道具箱のひとつであり、最終的な責任は人が負うという原則を忘れてはならない。

社内マニュアルの作成と更新

社内マニュアルは、業務の標準化と新人教育において欠かせない道具である。しかし、マニュアルの作成には時間がかかり、また、制度変更や業務フローの見直しに伴う更新作業も負担となる。

ChatGPTを活用すれば、既存の情報をもとにマニュアルの構成案を作成したり、特定の業務手順を説明する文章を生成したりできる。たとえば、「経費精算の手順を、ステップごとに説明するマニュアルを作成してください」と指示すれば、わかりやすい構成のマニュアル案が得られる。

また、制度変更があった際には、「この部分を新しい規程に合わせて修正してください」と指示することで、更新作業を効率化できる。ただし、法令や社内規程に関わる内容については、必ず専門部署や法務担当者の確認を経ることが必要である。これは、AIと人の役割分担を明確にする実践例といえるだろう。

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指示設計の考え方と実践

ChatGPTの性能を引き出すには、指示の設計が鍵となる。指示とは、AIに対する問いかけのことである。この問いかけが曖昧であれば、期待した結果は得られない。逆に、明確で具体的な指示を与えれば、AIは高い精度で応答する。

指示の基本構造

効果的な指示は、以下の要素で構成される。

• 目的の明示：何を作成したいのか、何を達成したいのかを明確にする
• 条件の指定：文体、文字数、対象読者、トーンなどの条件を具体的に示す
• 出力形式の指定：箇条書き、段落形式、表形式など、求める形式を明示する
• 背景情報の提供：必要に応じて、前提となる情報や文脈を伝える

たとえば、「社内イベントの案内文を作成してください」という指示だけでは、AIは汎用的な文章しか生成できない。しかし、「社内イベントの案内文を、親しみやすいトーンで、300文字程度、参加を促す表現を含めて作成してください」と指示すれば、より実用的な文章が得られる。

段階的な指示の活用

複雑な業務では、一度の指示ですべてを完結させようとせず、段階的にAIとやりとりする方が効果的である。

たとえば、マニュアル作成の場合、まず「経費精算マニュアルの目次案を作成してください」と指示し、目次が生成されたら、「目次の第1章について、詳細な説明文を作成してください」と続ける。このように段階を踏むことで、全体の構成を確認しながら、精度の高い文書を作り上げることができる。これは、人が思考を整理する過程と似ている。

修正と調整の繰り返し

AIが生成した内容は、そのまま使えるとは限らない。むしろ、最初の出力は「たたき台」と考え、修正と調整を繰り返すことが前提である。

「この表現をもう少し丁寧にしてください」「専門用語を平易な言葉に置き換えてください」「文章を短くしてください」といった追加指示を出すことで、求める品質に近づけていく。このやりとりは、人が文章を推敲するのと同じである。AIは、その推敲作業を効率化する道具として機能する。

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導入時の注意点と、組織としての備え

ChatGPTを総務業務に導入する際には、技術的な側面だけでなく、組織としての体制整備が不可欠である。

情報セキュリティとデータ管理

ChatGPTに入力した情報は、サービス提供者のサーバーに送信される。そのため、機密情報や個人情報を入力することは避けなければならない。

具体的には、従業員の氏名、住所、給与情報、取引先の機密情報などは、入力してはならない。これらの情報を扱う必要がある場合は、企業向けのセキュアなAIサービスを検討するか、情報を匿名化・抽象化した上で利用する必要がある。

また、社内で利用ガイドラインを策定し、どのような情報をAIに入力してよいか、どのような用途で使用するかを明確にすることが重要である。これにより、意図しない情報漏洩のリスクを低減できる。

AIの限界と人の判断の重要性

ChatGPTは強力な道具であるが、万能ではない。特に、以下の点には注意が必要である。

• 事実の正確性：AIは時に誤った情報を生成することがある。特に、法令や社内規程に関わる内容は、必ず人が確認する必要がある
• 文脈の理解：複雑な状況や微妙なニュアンスを完全に理解することは難しい。最終的な判断は人が行うべきである
• 倫理的配慮：AIが生成した内容が、社会的・倫理的に適切かどうかは、人が判断しなければならない

AIはあくまで「思考のパートナー」であり、最終的な責任は人が負う。この原則を忘れてはならない。

従業員への教育と浸透

AI道具の導入は、技術の導入だけでは完結しない。従業員がその道具を適切に使いこなせるよう、教育と支援が必要である。

具体的には、指示の設計方法、利用時の注意点、セキュリティガイドラインなどを、研修や社内マニュアルを通じて周知する。また、実際の業務での活用事例を共有し、成功体験を積み重ねることで、組織全体にAI活用の文化を根付かせることができる。これは、人の力を引き出すための取り組みである。

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助成金を活用した研修導入の選択肢

生成AIの活用スキルを組織全体で高めるには、体系的な研修が有効である。特に、人材開発支援助成金を活用すれば、研修費用の負担を大幅に軽減できる。この助成金は、従業員の職業能力開発を支援するための制度であり、生成AI研修も対象となる場合がある。

研修の選び方

研修を選ぶ際には、以下の点を確認するとよい。

• 実務に即した内容：総務業務の具体例を用いた演習があるか
• 段階的なカリキュラム：基礎から応用まで、段階を踏んで学べるか
• 講師の質：実務経験とAI知識の両方を持つ講師が指導するか
• アフターフォロー：研修後の質問対応や、継続的な学習支援があるか

また、eラーニングではなく、リアルタイムで講師とやりとりできる形式の方が、疑問点をその場で解決でき、学習効果が高い。

助成金申請のポイント

人材開発支援助成金の申請には、一定の要件と手続きがある。申請前に、助成金の対象となる研修内容や、申請に必要な書類を確認しておくことが重要である。

多くの研修提供事業者は、助成金申請のサポートも行っている。こうしたサポートを活用することで、申請手続きの負担を軽減し、確実に助成金を受給できる可能性が高まる。

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総務業務の再設計と、AIとの共創

ChatGPTの導入は、単なる作業の効率化にとどまらない。それは、総務業務そのものを見直し、再設計する機会でもある。AIに任せられる業務を明確にすることで、人が担うべき業務の本質が浮き彫りになる。

AIに任せる業務、人が担う業務

AIが得意とするのは、定型的な文章生成、情報の要約、データの整理といった、パターン化できる作業である。一方、人が担うべきは、判断を伴う意思決定、複雑な状況への対応、関係者との調整、そして組織の文化や価値観を体現する業務である。

たとえば、問い合わせ対応において、基本的な回答文の生成はAIに任せ、個別の事情を踏まえた調整や、感情的なケアが必要な対応は人が行う。このように役割を分担することで、業務全体の質とスピードが向上する。

業務の流れの見直し

AI導入を機に、業務の流れ全体を見直すことも有効である。「この作業は本当に必要か」「もっと効率的な方法はないか」といった問いを立て、無駄を省き、価値を生む業務に集中する。

たとえば、定型的な報告書の作成をAIに任せることで、その時間を戦略的な企画立案や、従業員との対話に充てることができる。これは、総務部門が単なる事務処理の部署から、組織の成長を支える戦略部門へと進化する契機となる。

継続的な学習と改善

AI道具は日々進化している。新しい機能が追加され、精度が向上し、活用の幅が広がる。そのため、一度導入したら終わりではなく、継続的に学び、試し、改善していく姿勢が求められる。

社内で定期的に活用事例を共有したり、新しい指示の設計方法を学び合ったりすることで、組織全体のAI理解力が向上する。これは、個人のスキルアップにとどまらず、組織の競争力強化にもつながる。

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まとめ

ChatGPTは、総務業務の効率化と質の向上を実現する強力な道具である。問い合わせ対応、文書作成、議事録の要約、マニュアルの整備など、言葉を扱う業務において、AIは大きな力を発揮する。ただし、その力を引き出すには、適切な指示設計と、人の判断が不可欠である。

また、導入にあたっては、情報セキュリティへの配慮、従業員への教育、業務の流れの見直しといった、組織としての備えが求められる。人材開発支援助成金を活用した研修導入も、有効な選択肢のひとつである。

AIは、人の仕事を奪うものではない。人の力を引き出し、より価値の高い業務に集中できる環境を整えるための、パートナーである。総務部門がAIとの共創を通じて、組織全体の生産性向上に貢献する。その可能性は、今、目の前に広がっている。

生成AI研修サービスについて

株式会社グレイトフルエージェントでは、総務をはじめとする各部門の実務に即した生成AI研修を提供している。ChatGPT、Microsoft Copilot、Google Geminiに対応し、全5回構成（各2.5時間、合計12.5時間）のオンライン研修で、基礎から実践まで体系的に学べる。人材開発支援助成金の対象となるため、費用の75％還元が可能であり、組織全体のAI活用スキルを高めることができる。業務時間の約30〜35％削減、受講者の71％が「業務の質が向上した」と回答、1人あたり年間52.8万円の効率化効果を試算という実績がある。詳細は公式サイトでご確認いただきたい。

AI活用の第一歩として、自社に合った研修を選ぶことから始めてみてはいかがだろうか。