ChatGPTでメール作成を効率化する方法|実務で使えるプロンプト例

メール作成の負担が、業務の質を下げている

日々の業務において、メール作成は避けて通れない。

取引先への連絡、社内調整、顧客対応――その一つひとつに、丁寧さと正確さが求められる。しかし、そのために費やす時間は決して少なくない。

ある調査では、ビジネスパーソンが1日にメール作成に費やす時間は平均して1〜2時間に及ぶとされている。これは、本来注力すべき企画立案や戦略構築といった業務から、思考のリソースを奪っている状態である。

メール作成という作業そのものは、価値を生む行為ではない。それは、価値を届けるための手段にすぎない。にもかかわらず、その手段に多くの時間を奪われているのが現実だ。

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ChatGPTは、メール作成の「構造」を理解している

ChatGPTを活用すれば、メール作成にかかる時間を大幅に短縮できる。

重要なのは、ChatGPTが単なる文章生成ツールではなく、ビジネスメールの構造そのものを理解している点である。挨拶、目的の提示、具体的な依頼内容、結びの言葉――これらの要素を適切に配置し、相手との関係性や状況に応じた文体で出力する能力を持っている。

たとえば、請求書の送付メールを作成する場合を考えてみよう。従来であれば、過去のメールを探し出し、日付や金額を書き換え、文面を調整する作業が必要だった。しかしChatGPTを使えば、目的と必要な情報を伝えるだけで、適切な文面が数秒で生成される。

これにより、担当者は文面の微調整に集中でき、本質的な業務に時間を割けるようになる。

プロンプト設計が、出力の質を決める

ChatGPTから質の高いメール文を得るには、プロンプトの設計が鍵となる。

プロンプトとは、ChatGPTに対して与える指示のことである。この指示が曖昧であれば、出力される文章も曖昧になる。逆に、具体的で構造化された指示を与えれば、期待通りの文面が得られる。

効果的なプロンプトには、以下の要素を含めるとよい。まず「あなたは〇〇の担当者です」という役割設定。次に「目的」「主要な詳細」「希望するアクション」といった構造化された情報。そして「文体」や「文字数」などの制約条件である。

これらを明確に指定することで、ChatGPTは状況に応じた適切なメールを生成できる。

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実務で使えるプロンプト例――状況別に整理する

ここからは、実際の業務で活用できるプロンプト例を紹介していく。

それぞれの例は、異なる業務シーンを想定して設計されている。自社の状況に合わせて、必要な部分を調整しながら使ってほしい。

請求書送付のメール

取引先に請求書を送る際のメール作成は、定型的でありながらも正確さが求められる業務である。以下のプロンプトを使えば、必要な情報を盛り込んだ文面が即座に生成される。

あなたは企業の経理担当者です。以下の情報を元に取引先へのメールを作成してください。
#目的
サービス利用料の請求書の送付
#主要な詳細
請求書は2枚添付している
支払い期日は2025年12月15日
#希望するアクション
不備があれば連絡がほしい

このプロンプトにより、件名と本文が適切な形式で出力される。担当者は、社名や担当者名などの固有情報を追加するだけで、すぐに送信できる状態になる。

打ち合わせ日程調整のメール

顧客や取引先との日程調整は、頻繁に発生する業務の一つである。候補日を複数提示し、相手に選択してもらう形式が一般的だが、この文面作成も ChatGPT に任せられる。

あなたは優秀なビジネスマンです。以下の情報を元に取引先へのメールを作成してください。
#目的
打ち合わせの日程調整
#主要な詳細
新サービスに関する打ち合わせがしたい
以下の日程だと打ち合わせが可能
・12/10 13:00〜
・12/15 10:00〜
・12/18 15:00〜
打ち合わせは1時間ほどを予定
#希望するアクション
提示した候補日の中から選んでほしい

このプロンプトを使えば、丁寧かつ簡潔な日程調整メールが作成される。相手に負担をかけない配慮が文面に反映され、スムーズなやりとりが可能になる。

返信がない場合の再送メール

メールを送ったにもかかわらず返信がない場合、再度連絡を入れる必要がある。しかし、催促のニュアンスが強すぎると相手に不快感を与えかねない。このバランスを取るのは意外と難しい。

あなたは優秀なビジネスマンです。以下の情報を元に取引先へのメールを作成してください。
#目的
取引先から返信がなく、メールを再送する
#主要な詳細
11月25日に見積もりに関するメールを送っている
返信がなかったので確認しているかどうか心配している
見積書を再度添付しているので内容を確認してほしい
#希望するアクション
今月中には見積もりに関する返事がほしい

このプロンプトで生成されるメールは、相手への配慮を保ちながらも、必要な情報を伝える内容になる。催促というよりも、確認と再提示という形で構成されるため、関係性を損なわずに済む。

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メール作成以外でも、ChatGPTは業務を支える

ChatGPTの活用範囲は、メール作成だけにとどまらない。

文章の添削や校正、要約、さらには顧客対応のFAQ作成など、幅広い業務で力を発揮する。これらの機能を組み合わせることで、業務全体の効率が飛躍的に向上する。

文章表現の改善と添削

自分で作成したメールや文書を ChatGPT に入力し、「日本語に誤りがないように修正してください」と指示すれば、誤字脱字や不自然な表現が修正される。特に、急いで作成した文章や、複雑な内容を伝える際に有効である。

また、文体の統一や、よりフォーマルな表現への変換も可能である。社内向けの文書を社外向けに調整する際など、状況に応じた文体変換が求められる場面で役立つ。

メールの要約と情報整理

長文のメールを受け取った際、その内容を素早く把握したい場合がある。ChatGPT にメール本文を入力し、「このメールの要点を箇条書きで教えてください」と指示すれば、重要なポイントが整理される。

これにより、情報の取りこぼしを防ぎつつ、対応すべき事項を明確にできる。特に、複数のプロジェクトを並行して進めている場合、この機能は時間の節約に直結する。

顧客対応のFAQ作成

顧客からよく寄せられる質問に対して、標準的な回答を用意しておくことは、対応品質の向上につながる。ChatGPT を使えば、想定される質問に対する回答文を短時間で作成できる。

たとえば、「商品の返品について教えてください」という質問に対する回答を作成する場合、返品条件や手続きの流れを ChatGPT に伝えれば、丁寧で分かりやすい文面が生成される。

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ChatGPT活用で得られる、3つの本質的な効果

ChatGPT をメール作成に活用することで得られる効果は、単なる時間短縮だけではない。

ここでは、より本質的な3つの効果について整理する。

業務時間の大幅な削減

メール作成にかかる時間が削減されることで、担当者は本来注力すべき業務に集中できるようになる。ある調査では、ChatGPT を活用することで業務時間の30〜35%が削減されたという結果も報告されている。

これは、情報収集や資料作成、メール対応といった定型業務を効率化した結果である。削減された時間を、戦略立案や顧客との関係構築といった、より価値の高い業務に振り向けることができる。

文法ミスやスペルミスの防止

人間が作成する文章には、どうしても誤字脱字や文法の誤りが混入する。特に、急いで作成したメールや、複数の案件を同時に処理している際には、ミスが発生しやすい。

ChatGPT を使えば、こうしたミスを大幅に減らせる。生成された文章は文法的に正確であり、誤字脱字もほとんど含まれない。これにより、メールの信頼性が向上し、相手に与える印象も良くなる。

正しい語彙や言い回しの習得

ChatGPT が生成する文章は、ビジネスシーンにおいて適切な語彙や言い回しを含んでいる。これを繰り返し見ることで、担当者自身の文章力も向上していく。

特に、若手社員や、ビジネスメールの作成に慣れていない担当者にとって、ChatGPT は優れた学習ツールとなる。生成された文章を参考にしながら、自分なりの表現を磨いていくことができる。

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ChatGPT活用における注意点――限界を理解する

ChatGPT は強力なツールであるが、万能ではない。

その限界を理解し、適切に活用することが重要である。ここでは、注意すべき点をいくつか挙げておく。

オリジナリティが欠如する可能性

ChatGPT が生成する文章は、学習データに基づいている。そのため、独自性や個性が薄れる場合がある。特に、企業の独自性や担当者の個性を伝えたい場面では、生成された文章をそのまま使うのではなく、自分の言葉で調整する必要がある。

誤解を招く表現が含まれる可能性

ChatGPT は文脈を理解する能力が高いが、完璧ではない。場合によっては、意図しない表現や、誤解を招く言い回しが含まれることがある。そのため、生成された文章は必ず確認し、必要に応じて修正を加えるべきである。

情報漏洩のリスク

ChatGPT に入力した情報は、学習データとして利用される可能性がある。そのため、機密情報や個人情報を含む内容を入力することは避けるべきである。特に、顧客情報や社内の機密事項を扱う際には、十分な注意が必要である。

誤った情報が出力される可能性

ChatGPT は、時として事実と異なる情報を生成することがある。これは「ハルシネーション」と呼ばれる現象である。特に、専門的な内容や最新の情報を扱う際には、生成された内容を必ず確認し、信頼できる情報源と照らし合わせる必要がある。

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業務効率化の先にあるもの――思考の質を高める

ChatGPT を活用してメール作成を効率化することは、単なる時間短縮ではない。

それは、担当者が本来向き合うべき業務に集中できる環境を整えることである。メール作成という定型業務から解放されることで、戦略的思考や創造的な業務に時間を割けるようになる。

また、ChatGPT を使いこなすプロセスそのものが、業務の構造を見直す機会となる。どのような情報を、どのような形で伝えるべきか。その設計を明確にすることで、業務全体の質が向上していく。

これは、AI を単なる道具として使うのではなく、思考のパートナーとして活用する姿勢である。ChatGPT が提案する文章を起点に、自分なりの表現を磨き、業務の本質を見つめ直す。そのプロセスこそが、真の業務効率化につながる。

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まとめ――メール作成の効率化は、業務改革の入り口である

ChatGPT を活用したメール作成の効率化は、誰にでも取り組める業務改革の第一歩である。

プロンプトの設計を工夫し、状況に応じた指示を与えることで、質の高いメール文を短時間で作成できる。それにより、担当者は本来注力すべき業務に集中でき、組織全体の生産性が向上する。

ただし、ChatGPT は万能ではない。その限界を理解し、生成された文章を必ず確認し、必要に応じて調整を加えることが重要である。また、機密情報の取り扱いには十分な注意が必要である。

メール作成の効率化は、業務改革の入り口にすぎない。そこから先に広がるのは、思考の質を高め、業務の本質を見つめ直す機会である。ChatGPT を思考のパートナーとして活用し、組織全体の成長につなげていくことが、これからの時代に求められる姿勢である。

株式会社グレイトフルエージェントが提供する生成AI研修サービスでは、ChatGPT をはじめとする生成AI ツールの実務活用を体系的に学べる。メール作成だけでなく、文書作成、報告書、議事録など、幅広い業務での活用方法を習得できる。人材開発支援助成金の対象でもあり、企業の負担を抑えながら導入が可能である。

業務効率化と生産性向上を実現したい企業は、ぜひ検討してほしい。